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結論を3行で

1. 質問や確認は、迷惑なことではなく、仕事の一部です。

2. 「今、1分だけお時間よろしいでしょうか」のような前置きの言葉があると、声をかけやすくなることがあります。

3. 札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行では、初めての方はペアで作業し、ダブルチェックを通して仕上げます。1人で判断し続ける必要はありません。

「今、忙しそうだな」「こんな基本的なことを聞いたら、呆れられないかな」。分からないことがあっても、そう考えて声をかけられず、時間だけが過ぎていく。そんな経験はありませんか。

質問するのが申し訳ないと感じるのは、相手の仕事を気にかけているからです。周りへの気配りができる人ほど、遠慮が強くなります。その気持ちは、悪いものではありません。

ただ、遠慮が強くなりすぎると、困っているのに声が出せなくなります。この記事では、質問や確認についての考え方と、声をかけやすくする言葉の使い方をお伝えします。当事業所（札幌市東区のA型事業所ToTeTu）での仕事の進め方も、あわせて紹介します。

質問・確認は、「迷惑」ではなく「仕事の一部」です

確認しながら進めるのが、仕事の普通の進め方です

仕事は、1人で全部を分かった状態で進めるものではありません。分からない点を尋ね、合っているかを確かめながら進めるのが、一般的な進め方です。

「質問する」というと、できていないことを知らせる行為のように感じられるかもしれません。けれども確認は、仕事を正しく仕上げるための手順の一つです。

ToTeTuの事務代行・記帳代行の仕事において、確認の仕方や間違いの扱いについてまとめた記事はこちらです。→仕事の上手な進め方のコツ——札幌のA型事業所・ToTeTuの、確かめ方と間違いの扱い

自己判断で進めてから直すより、先に聞くほうが進めやすい場面があります

分からないまま自分の判断で進めると、あとで違っていたときに、その部分をやり直すことになります。進めた分が大きいほど、直す手間も大きくなります。

もちろん、すべての場面で先に聞いたほうが早いとは限りません。ただ、手順があいまいなときは、先に確認しておくと、あとの手間を減らせます。聞くことは、相手の手間を増やすこともありますが、それ以上に後々のお互いの手間を減らす場合もあります。その意味で、確認は相手への思いやりでもあります。

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行では、ペアとダブルチェックで進めます

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行は、企業から委託された実際の案件を扱う仕事です。最初から1人で判断する前提ではなく、初めての方はペアで作業を進め、ダブルチェックを通して仕上げます。ペア作業の考え方は、一人で抱えなくていい仕事の進め方——札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行がペアで進む理由でお伝えしています。

聞きやすくなる「前置きの言葉」

声をかけるときに一番むずかしいのは、最初の一言です。前置きの言葉を、あらかじめ決めておく例を紹介します。

「今、1分だけお時間よろしいでしょうか」

相手の都合が気になって声をかけられないときに使えます。

「1分だけ」と時間を示すと、相手は「そのくらいなら」と判断しやすくなります。聞く側も、長く時間を取らせてしまう心配が小さくなります。今は難しいと言われたら、「では、あとでまた声をかけます」と返せば、時間を改めて後から質問することができます。

声をかけるタイミングは、相手の作業の区切りが目安です

相手が手を動かしている最中は、声をかけにくく感じるものです。作業が一区切りついたところや、席を立つ前後など、相手の様子を見て、声をかけます。区切りがつきにくい様子のときは、「お手すきのときに、1点だけ確認させてください」のように伝えると良いです。

「確認させてください」

質問を「確認」と言い換えると、合っているかを確かめたいという目的を添えられます。

「分かりません」と言うより、「この手順で合っているか、確認させてください」のほうが、どこを確かめたいのかが伝わりやすくなります。

「ここまで進めました。次のところを確認したいです」

状況を添える前置きです。どこまでできているかを先に伝えると、相手は状況をつかみやすくなります。

たとえば、「ここまで入力しました。この項目の扱いだけ、確認させてください」という形です。短い言葉で、必要な説明をもらいやすくなります。

答えをもらったら、聞いた内容を言い直します

聞いたあとに、内容を短く言い直すと、お互いに認識を確かめられます。

「ありがとうございます。先にこちらを入力してから、提出するという流れですね」と、自分の言葉で言い直します。合っていればそのまま進められ、違っていればその場で直してもらえます。言い直すことで、聞いた内容が自分の中にも残りやすくなります。

言葉に自信がなければ、画面や資料を見せながら聞けます

うまく言葉にできないときは、前置きを短くして、画面や資料を見せながら尋ねます。「ここなのですが」と指さすだけでも、確認は始められます。

どうしても言葉が出ないときは

緊張して言葉が出ないときは、無理に今すぐ聞こうとしなくても進められます。

聞きたいことをメモに書いておき、落ち着いてから、メモを見せながら尋ねてみてください。聞かずに自己判断で進めるよりも、確認したい内容を手元に残しておくほうが、あとで動きやすくなります。

質問の回数を、減らそうとしなくていい

回数を数えて、自分を責める必要はありません

「もう3回も聞いてしまった」と、回数を数えて自分を責めていませんか。

仕事を覚えている最中は、確認が多くなるのが自然です。回数を減らそうとして聞かずに進めると、確認できないまま時間が過ぎてしまいます。

大切なのは、「同じところで迷わない工夫」です

回数よりも意識したいのは、同じところで何度も迷わないための工夫です。たとえば、聞いて分かったことを、その場でメモに書き留めておきます。次に迷ったときは、メモで見返し、それでも分からない部分だけを聞きます。

札幌のA型事業所・ToTeTuには業務のマニュアルがあり、研修はマニュアルを見ながら進めます。マニュアルも、メモと同じように使えます。マニュアルで確かめられることはマニュアルで確かめ、それでも分からないことを聞く流れにすると、確認の中身が絞られていきます。

たとえば、「マニュアルのこの項目まで見たのですが、この部分がどちらなのか分かりませんでした」と聞きます。ここまで調べたことが伝わるので、相手はどこから説明すればよいかを判断しやすくなります。

同じことを2回聞いても、おかしくありません

時には、やむを得ず一度聞いたことをもう一度聞く場面もあります。そのときは、「前にも教えていただいたのですが、もう一度確認させてください」と添えると良いです。

聞き直すことで、覚え直すこともできます。聞き直しを、悪いことだと考える必要はありません。

ToTeTuでは、チャットワークでも質問や相談を受け付けています

ToTeTuでは、チャットワークでも質問や相談を受け付けています。

また、職員全員で遠隔から利用者さんの様子や作業状況を見守っているため、職員から担当の職業指導員へ確認や問い合わせに入ることもあります。

その際には、担当職業指導員だけで対応するのではなく、必要に応じて職員間で情報を共有しながら、みんなでフォローするようにしています。

札幌のA型事業所・ToTeTuの見学では、「質問しなくて大丈夫」です

質問することへの遠慮は、見学の場面でも起こります。当事業所では、見学の最初に、職員から「質問がなくても大丈夫ですよ」とお伝えしています。質問の数や内容で、見学に来た方を評価することはありません。

見学に来る方で最も多いのは、一人で来る方です。ご家族や支援者と一緒に来る方もいますが、一部です。一人で緊張している方も、そのままの状態で来ていただけます。

見学はおおむね30分です。職員がパンフレットをもとに事業所の説明をし、そのあと、体調や通院の頻度についての質問があります。見学から体験に進むのは約半数で、見学だけで終わる方も同じくらいいらっしゃいます。見学だけで終えることは、断りの連絡が必要になるような話ではなく、その場で次を決める必要もありません。見学の進め方は、「見学で質問できないと印象が悪くなる?」札幌のA型事業所ToTeTuの、ハードルを下げた見学の進め方でお伝えしています。

質問や確認についての、よくある質問

Q1. 基本的なことを聞いて、呆れられませんか？

当事業所では、はじめての方は研修メニューから始まります。研修期間はおおむね2か月が目安で、マニュアルを見ながら進めます。基本から進める前提で組まれています。

Q2. 体験で、いきなり知らない作業を任されますか？

任されることはありません。体験の前に、職員から「どんな作業をやってみたいか」をお聞きし、希望に合わせて体験の中身を組みます。体験は4.5時間の枠で、内訳は、実際の作業が約4時間、面談が約30分です。見学のあとに書いたメモは、体験の内容を職員と決めるときの手がかりとして使えます。

「質問するのが申し訳ない」過剰に不安にならずに1つの質問から始めてみては

質問するのが申し訳ないと感じるのは、相手を気づかっているからです。

次の一歩として、今日聞きたいことを1つだけ、メモに書いてみてください。書いておけば、声をかけるときに、見せながら尋ねられます。

札幌のA型事業所・ToTeTuでは、利用者さんの仕事の進め方や事業所の雰囲気を見学でご覧いただけます。見学のお申し込みは、電話（011-788-6567、平日10〜17時）またはお問い合わせフォームから受け付けています。見学の予約までは気持ちが進まなくても、「まずは電話で話だけでも聞いてみたい」というお問い合わせも歓迎しています。