新しい職場で不安になるのは、作業そのものよりも、その周りのことです。分からないことが出てきたら誰に聞けばいいのか。間違いが見つかったら、どう扱われるのか。

この記事では、札幌市東区の就労継続支援A型事業所ToTeTu（トテツ）の事務代行・記帳代行の仕事において実際に行っている進め方を、聞く・確かめる・間違いが見つかる、の3つの場面に分けてお伝えします。声のかけ方そのもののコツは別の記事でお伝えしているので、ここでは事業所の中で事務代行・記帳代行の仕事が実際にどう進んでいるかを中心にします。

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行では、分からないことが出てきたとき誰に聞くのか

新しい職場で最初に困るのは、作業の中身よりも「この件は誰に聞けばいいのか」が分からないことです。

聞く相手は、一つに決まっていません

札幌のA型事業所・ToTeTuでは、ペアを組んでいる相手、担当の職員、作業グループのチャットのいずれにも聞けます。「この件はこの人に」と相手が固定されている形ではありません。

聞く先が一つしかないと、その人が手を離せないときには待つことになります。聞ける先が複数あれば、待っている間に手が止まる時間を短くできます。

職員は遠隔から見守っていることが多く、質問はチャットが中心です

ToTeTuでは、職員が遠隔から利用者の様子や作業の状況を見守っています。そのため、質問のやり取りもチャットツールが中心になります。

使っているのは、チャットワーク、Slack、Asana、Discordです。作業ごとのグループに入ると、そのグループで連絡や指示、質問のやり取りが進みます。登録は初日に行います。それぞれのツールをどの場面で使うのかは、A型事業所ではどんなツールで仕事が進む？にまとめています。

担当の職員だけで抱える形ではありません。職員から担当の職業指導員へ確認が入ることもありますし、必要に応じて職員の間で情報を共有しながら進めています。

近くに職員がいるときは、その場で聞けます

やり取りはチャットが中心ですが、口頭でも聞けます。意味が分からないところが出てきたときに、近くにいる職員にその場で聞いて進めている方もいます。

文字で聞くほうが考えをまとめやすい方もいれば、短い言葉でも口頭のほうが早い方もいます。どちらで聞いてもかまいません。

「何が分からないのか、うまく説明できない」ままでも聞けます

質問しようとしたときに、いちばん困るのは「何が分からないのかが自分でも分からない」状態です。言葉にできないから声をかけられない、という方もいらっしゃると思います。

ToTeTuでは、そういうときは職員が一緒に考えて助言します。質問の形に仕上げてから持ってきてください、という進め方ではありません。

声のかけ方や前置きの言葉については、「質問するのが申し訳ない」と感じたらで別にお伝えしています。あわせて読んでいただけます。

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行では、仕事を仕上げる前の確かめ方と情報の扱い方はどうなっている？

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行は、企業から委託された実際の仕事です。納品するものに間違いがあると、先方の手間が増えます。だからこそ、確かめる工程が仕事の中に組み込まれています。扱う情報そのもののルールについても、あわせてお伝えします。

自分で確かめる型は「読み合わせ」です

ToTeTuが利用者に伝えている確認の型は、読み合わせです。

読み合わせは、一人で行います。元の資料と入力した内容を、1項目ずつ突き合わせていく確かめ方です。全体をながめて違和感を探すのではなく、順番に照らし合わせます。自分の記憶ではなく、元の資料を見ながら進めることが、間違いなく仕事を仕上げるポイントです。

ダブルチェックは、チームで分業して行います

ToTeTuの仕事は、基本的にチームで取り組んでいます。一人が最初から最後まで抱える形ではなく、全員で分業して進めます。確かめる工程も、その分業の中にあります。

自分の担当は仕事の一部で、その前後には別の人の工程があります。読み合わせで見落としたものが、そのまま納品されるわけではありません。初めての方がペアで作業を進めるのも、同じ考え方です。ペアでの進め方は、一人で抱えなくていい仕事の進め方で紹介しています。

クライアントの情報を扱うので、決まったルールがあります

扱うのは、実際の企業の情報です。画面の共有や保存については、決まったルールに沿って進めています。

自分で判断して情報の扱い方を決めるわけではありません。これらのことはToTeTuに入ってから覚える部分です。

札幌のA型事業所・ToTeTuでは、事務代行・記帳代行の仕事で間違いが見つかったときにどうしているのか

「ミスをしたら、どう扱われるのか」。ここが分からないままだと、仕事を始める前の不安はそのまま残ります。ここでは、ToTeTuの事務代行・記帳代行の仕事で間違いが見つかった場合、実際の扱いをお伝えします。

本人に伝えて、その場で直して終わりです

ToTeTuでは、間違いが見つかったときは本人に伝え、その場で直して終わりです。

後から呼び出して話し合う、評価として記録に残して持ち出す、といった扱いはしていません。見つかった時点で伝え、直したらそこで終わります。

次に同じことが起きないための助言があります

事務代行・記帳代行は経理に関わる仕事なので、直して終わりにするだけではありません。次に同じことが起きないようにするための助言をしています。

これは、間違いを責めるための時間ではありません。同じところでつまずかないために、どう進めるかを確かめる時間です。

どこで間違いが起きやすいかは、一つに絞れません

数字の桁なのか、日付なのか、転記の場面なのか。間違いが起きやすい場面を一つに絞ることはできません。

絞れないからこそ、読み合わせという型があり、チームでの分業があります。「気をつける」という心構えだけに頼らず、手順のほうで防ぐ形をとっています。

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行で、仕事の進め方はどうやって覚える？

ToTeTuでは、ここまでお伝えした事務代行・記帳代行の仕事の進め方を、研修の中で少しずつ伝えています。

研修はおおむね2か月、マニュアルを見ながら進みます

仕事は、初日の研修メニューから始まります。実際の案件に入るまでには、おおむね2か月程度を目安とした研修の期間があります。研修は、マニュアルを見ながら進めます。

初日の流れは、A型事業所の初日は何をする？で取り上げています。

手順は、覚えきる前から手元で確かめられます

マニュアルを見ながら進めるということは、覚えきっていない段階でも、確かめる先が手元にあるということです。

聞くことと、マニュアルで確かめること。この2つを使いながら進めていける期間が、最初の2か月です。

札幌のA型事業所・ToTeTuの見学で確かめられること

ここまで言葉での説明をしましたが、実際の事業所の様子は見学で見ていただけます。

質問が、どのように飛んでいるか

チャットでのやり取りが中心と聞いても、実際の雰囲気までは想像しにくいものです。見学では、利用者さんが業務に取り組んでいる様子を見ていただけます。職員に質問しやすい雰囲気かどうか、どのくらいの頻度で声がかかるのかを、ご自身の目で確かめてみてください。

見学はおおむね30分。質問がなくても大丈夫です

見学はおおむね30分です。職員がパンフレットをもとに事業所の説明をし、その後、体調や通院の頻度について質問をします。見学の最初には「質問がなくても大丈夫ですよ」とお伝えしているので、聞くことを用意してくる必要はありません。見学の進め方は、ハードルを下げた見学の進め方で詳しく扱っています。

札幌のA型事業所・ToTeTuの事務代行・記帳代行では「誰に聞くか」「どのように確かめるか」をチェック

ToTeTuでの事務代行・記帳代行の仕事の進め方について、もう一度おさらいします。分からないことは、ペアの相手、担当の職員、作業グループのチャットのいずれにも聞けます。質問はチャットワーク、Slack、Asana、Discordが中心で、近くに職員がいればその場でも聞けます。何が分からないのか説明できないままでも、職員が一緒に考えます。

仕上げる前の確かめ方は読み合わせで、ダブルチェックはチームの分業の中で行います。間違いが見つかったときは、本人に伝えて、その場で直して終わりです。そのうえで、次に同じことが起きないための助言があります。

仕事の進め方のコツは、心構えではなく手順にあります。手順が分かっていれば、始める前の不安は少し小さくなります。

ToTeTuの見学のお申し込みは、電話（011-788-6567、平日10時〜17時）またはお問い合わせフォームから受け付けています。「まだ何も決まっていない」という段階のご連絡でも構いません。